Alliancy Le Mag : Télécom : Comment maîtriser l’explosion des coûts

Article rédigé par Hakim Bendaoud pour Alliancy Le Mag le 24/05/2013

Le développement des outils de mobilité et l’évolution des besoins ont entraîné une envolée des coûts, que la plupart des entreprises cherchent aujourd’hui à mieux maîtriser. Des solutions existent. Certaines sont simples, d’autres nécessitent d’investir.Quelque 35 000 euros la première année. 80 000 euros les années suivantes ! Les chiffres sont impressionnants. Ils concernent la somme que les laboratoires Novavi ont économisée sur leurs frais de télécommunications depuis que leurs plateaux techniques ont été mutualisés.

 Au-delà d’une réduction drastique des coûts, l’entreprise a également gagné en productivité et en temps de gestion. Le nombre de factures à traiter a été ramené de deux cents par an à une seule par mois. Les communications intersites (l’entreprise compte sept centres en région parisienne) ont également été simplifiées grâce à la mise en place d’une nouvelle numérotation abrégée à quatre chiffres et gratuite. 

De telles économies sont-elles à la portée de tous ? L’explosion des outils de mobilité et des besoins (voix, données, images) a entraîné une envolée des coûts que la plupart des entreprises cherchent à mieux maîtriser. Mais, comme l’explique Christian Cor, cofondateur de Saaswedo, entreprise spécialisée dans les logiciels de pilotage des télécommunications, cela doit d’abord passer par une meilleure connaissance des besoins internes. « Certaines sociétés ont 20 000 lignes, alors qu’elles pourraient faire le même travail avec moitié moins », assure l’intéressé. Les entreprises pèchent aussi par négligence. Ce que confirme Bernard Dupré, président du Crestel1 : « Entre les erreurs sur les factures qui ne sont pas vérifiées et les options qui ne servent à rien, une entreprise peut facilement économiser de 10 à 15 % par ligne. » « Au final, ce qui coûte cher, ce n’est pas tant les outils, que la gestion des abonnements et du parc informatique », précise Christian Cor.

Les entreprises ne bénéficient pas toutes des compétences internes pour assurer cette tâche. Et c’est encore plus vrai pour les PME. Avec Modulo, lancé en 2009, David Charles, fondateur de l’opérateur virtuel Prixtel, savait pertinemment qu’il y avait un manque à combler. « Cette offre comprend quatre niveaux de prix, qui vont de 5 à 35 euros. Nous adaptons ces forfaits en fonction du profil des utilisateurs. Et nous nous chargeons même de les modifier si jamais la consommation d’un salarié augmente ou baisse sur une période donnée », souligne-t-il.

Vers du sur-mesure

Mais Prixtel ne propose pas que des prix cassés, il propose aussi du sur-mesure. Et c’est bien là l’autre grande tendance du moment. « Un commercial de terrain n’a pas les mêmes besoins qu’un salarié sédentaire, rappelle Christian Cor. Les entreprises ont tout intérêt à prendre des forfaits qui correspondent au profil des utilisateurs plutôt qu’un seul et même abonnement pour tous. » Une solution simple pour faire des économies, à condition d’avoir les moyens de gérer la multiplication des factures. « Il existe de nombreux systèmes d’analyse en cloud computing, détaille Bernard Dupré. Les prestataires, qui proposent ce type de services, agrègent toutes les consommations, puis remettent un tableau de bord à leurs clients qui vont ainsi pouvoir connaître de manière très précise où ils en sont dans leurs dépenses et comment ces dernières évoluent poste par poste. »

Les télécommunications constituent l’un des rares postes de dépenses susceptible, dans le contexte actuel, de générer des économies à service constant. Encore faut-il tenir compte des nouveaux usages. « Le prix des communications vocales a été divisé par deux, mais, dans le même temps, le data a explosé et les coûts liés à l’Internet mobile ont été multipliés par vingt », rappelle Dominique Poizat, directeur marketing produits d’Aastra. Les dépenses liées à ces nouveaux usages sont d’autant plus difficiles à maîtriser qu’ils nécessitent souvent d’investir dans de nouvelles installations. « Un réseau configuré pour travailler avec des PC traditionnels ne pourra pas fonctionner avec des tablettes ou des smartphones de dernière génération », rappelle Charles Gresset, directeur technique d’Econocom. « Il est incontestable que le cloud va encourager à consommer plus de data et que cela entraînera donc plus de trafic en communications, reconnaît Bernard Dupré. Les entreprises vont être obligées de redimensionner leurs réseaux, mais aussi de l’adapter aux nouvelles attentes de leurs collaborateurs. »

Les télécommunications constituent l’un des rares postes de dépenses susceptible, dans le contexte actuel, de générer des économies à service constant. Encore faut-il tenir compte des nouveaux usages. « Le prix des communications vocales a été divisé par deux, mais, dans le même temps, le data a explosé et les coûts liés à l’Internet mobile ont été multipliés par vingt », rappelle Dominique Poizat, directeur marketing produits d’Aastra. Les dépenses liées à ces nouveaux usages sont d’autant plus difficiles à maîtriser qu’ils nécessitent souvent d’investir dans de nouvelles installations. « Un réseau configuré pour travailler avec des PC traditionnels ne pourra pas fonctionner avec des tablettes ou des smartphones de dernière génération », rappelle Charles Gresset, directeur technique d’Econocom. « Il est incontestable que le cloud va encourager à consommer plus de data et que cela entraînera donc plus de trafic en communications, reconnaît Bernard Dupré. Les entreprises vont être obligées de redimensionner leurs réseaux, mais aussi de l’adapter aux nouvelles attentes de leurs collaborateurs. »

La place des DSI toujours en question

Selon une étude réalisée début 2013 par Ipass et Mobilelron auprès de cinq cents entreprises européennes et américaines, les DSI s’attendent à une explosion des coûts de la mobilité qui échappent de plus en plus à leur contrôle. L’explosion du volume d’appareils et des échanges de données, elle-même causée par l’augmentation du nombre d’employés mobiles et de leur multiéquipements (smartphones, tablettes, clés 3G, etc.), en sont les principales causes. Et ce n’est pas l’arrivée de la 4G qui arrangera les choses.

Face à l’explosion des coûts, les DSI ont eu tendance, au cours de ces dernières années, à perdre la main au profit des services financiers ou de la direction générale. Quand ce n’est pas au profit des services achats, capables de négocier des prix souvent très compétitifs. Ce n’est que lorsque surviennent les questions de gestion globale de flotte, et notamment de supports, de maintenance ou de sécurité, que l’on se tourne vers elles. C’est oublié un peu vite que la maîtrise des coûts ne repose pas uniquement sur des chiffres… Elle dépend aussi de la configuration des réseaux et des systèmes. 

1. Crestel est le club des responsables réseaux et télécoms en entreprise de l’Afutt (Association française des utilisateurs de télécommunications). Il a récemment publié un guide, gratuit et disponible sur leur site : La maîtrise des budgets télécoms : fixe, mobile, Inte 

2. Source : Etude réalisée en 2012 par NetmediaEurope en partenariat avec Aastra auprès de 150 responsables informatiques d’entreprises françaises de 100 à 5 000 salariés.

Cet article est extrait du dossier « Mobilité » du n°3 d’Alliancy le mag – Découvrir ce dossier

Source : Alliancy Le Mag